Virtual assistant inhuren voor een succesvolle onderneming!

Als ondernemer wil je natuurlijk vooral bezig zijn met je core business: datgene wat jouw expertise is. Natuurlijk horen de randzaken er ook bij, zoals de administratie, marketing en sales. Maar wat nu als de opdrachten binnenstromen, maar de operationele zaken blijven liggen? Terwijl je bedrijf toch niet zo groot is dat je een werknemer in dienst kunt nemen. De beste oplossing? Dat is een (zzp) virtual assistant inhuren! Ik vertel je er graag meer over.

Druk, druk en nog eens druk…

Je kent het vast wel: als ondernemer heb je duizend-en-één dingen te doen. Naast het uitvoeren van opdrachten, zorg je ook voor de administratie, marketing, acquisitie en het klantcontact. Hier gaat veel tijd in zitten, dus die extra opdracht aannemen lukt misschien niet. Ondanks de wil om te groeien en te doen wat je leuk vindt. Dat is iets wat ik bij veel startende ondernemers zie gebeuren: er is gewoon geen ruimte voor groei. Zonde!

Toch kan ik mij ook voorstellen dat je niet alle taken uitbesteedt. Je wil tenslotte de regie houden over je bedrijf en om nu steeds te overleggen met een marketingbureau, bedrijfsadministrateur en/of contactcentrum… Dat kost veel tijd en geld. Het zou ideaal zijn als je wel het overzicht houdt over al je bedrijfsonderdelen, terwijl je toch een aantal taken door iemand anders laat doen. Maar iemand aannemen is net een stap te ver. Wanneer je iemand in dienst neemt, komen daar veel kosten bij kijken die niet altijd passen bij de grootte van je bedrijf. Een virtual assistant inhuren is daarom een veel beter idee.

Wat is een virtual assistant?

Maar wat is een virtual assistant? Eigenlijk is het een freelancer die verschillende taken van jou overneemt die niet tot jouw core business behoren. Een virtueel assistent ondersteunt jou dus in je onderneming, zodat jij je werk nog beter kunt uitvoeren. Al die kleine taken die komen kijken bij het runnen van een onderneming leiden natuurlijk enorm af van het werk dat je eigenlijk wilt doen. 

Met een virtueel assistent kan je een aantal taken uitbesteden, zonder dat je een werknemer in dienst neemt of een extra bureau moet inrichten. Via online samenwerkingstools als Teams en Google Drive werk je eenvoudig samen op afstand. 

Het takenpakket van een VA

Een virtual assistant inhuren kan je veel werk schelen, maar wat doet een virtual assistant dan precies? Dat hangt af van wat jij als ondernemer nodig hebt. Over het algemeen kan je een virtueel assistent prima inzetten voor bijvoorbeeld klantcontact of het bijhouden van de administratie. Welke rol een virtual assistant in jouw bedrijf speelt, heb je zelf in de hand. Denk aan de volgende functies:

• Officemanager;
• Secretaresse;
• Personal assistant;
• Sales support;
• Receptioniste;
• Telefoniste;
• Customer service.

Dit zijn veelvoorkomende taken die je vast bekend voorkomen. Als je een startende ondernemer bent, kan je misschien nog een deel zelf uitvoeren. Maar zelfs wanneer je alleen een lastige klus zoals de administratie kunt uitbesteden, zal je direct verschil ervaren in de werkdruk. Met een bedrijf zijn er zoveel zaken die constant aandacht nodig hebben, dat eigenlijk alle hulp mooi meegenomen is. 

Hoe kan je virtual assistant worden?

Hoewel het geen beschermde titel is (zoals een jurist) en iedereen zich dus virtual assistant of VA kan noemen, raad ik je toch aan om iemand in te huren met de juiste achtergrond. “Hoe kan je virtueel assistent worden?” is dan ook een belangrijke vraag voor jou als opdrachtgever, want je moet er wel van op aan kunnen dat je jouw bedrijfszaken met een gerust hart uit handen kunt geven. 

Een virtueel assistent heeft bij voorkeur een opleiding gedaan en al enige werkervaring opgedaan in de richting van de taken waar je hem op haar voor inhuurt. Wil je vooral social media ondersteuning, maar kom je een virtueel assistent tegen die juist gespecialiseerd is in administratie? Zoek dan nog even verder.

Het voordeel van een opgeleide virtueel assistent, is de variatie aan taken die zo iemand aankan. Ook is een opgeleide VA bekend met verschillende digitale processen, zodat je weinig tijd kwijt bent aan het inwerken van je nieuwe ondersteuning. Bekijk het CV dus extra goed en kies een VA die bij je past! 

Virtueel assistant inhuren

Wil je een virtueel assistent inhuren maar weet je niet waar je moet beginnen? Je hebt nu een duidelijk antwoord gekregen op de volgende vragen:

• Wat doet een virtual assistant?
• Wat is een virtueel assistent?
• Hoe kan je virtueel assistent worden?

Nu je dit weet, heb je misschien al een idee waar je zelf een virtual assistant voor wilt inschakelen. Zo komt je bedrijf nog professioneler over en hoef je niet alles alleen te doen. Richt je lekker op je core business en je onderneming kan dan echt gaan groeien!

Kom je om in het werk en heb je snel een virtual assistant nodig? Een virtual assistant inhuren kan gelukkig op de korte termijn. Ook zijn VA’s gewend om met verschillende bedrijfsprocessen te werken en om snel te schakelen. Het zal dan ook niet veel tijd kosten om iemand in te werken. Meestal is een virtual assistant zzp, freelancer of zelfstandige. Dit komt allemaal op hetzelfde neer: de virtueel assistent werkt niet in loondienst, is niet per se locatie gebonden en voert het werk in overleg/opdracht uit.

Je kunt direct iemand benaderen, maar het is ook handig om een virtual assistant bureau in te schakelen. Jij geeft aan welke werkzaamheden je wilt uitbesteden en voor hoeveel uur en het bureau gaat voor jou op zoek in de pool. Levert ze een VA die een match is? Dan huur je de virtueel assistent in via het bureau. Zo makkelijk kan het zijn!

Welke opdrachten kan ik uitbesteden?

Wil je een virtual assistant opdrachten geven, maar weet je niet precies welke? Denk dan eens aan de werkzaamheden die je nu veel tijd kosten en waar je geen plezier uithaalt. Hieronder volgt een lijst met taken waarvoor een virtual assistant inhuren interessant is:

• Agendabeheer;
• Administratie;
• E-mailmanagement;
• Notuleren;
• Klantenservice;
• Bijhouden van de website;
• Offertes en facturen opstellen;
• Social media management.

Zoals je ziet is de lijst met taken enorm divers en bij lange na niet compleet. Dus ga je een virtueel assistent inhuren, zorg er dan voor dat je een overzicht hebt van wat jij zoekt in een VA. Dan wordt de opdracht helder omschreven en kun je op zoek naar iemand die gespecialiseerd is in het werk dat jij juist niet meer wil doen.

Virtual assistant tarieven

De kosten voor het inhuren van een virtueel assistent zijn afhankelijk van de taakomschrijving en het aantal uren waarvoor je iemand nodig hebt. Een virtual assistant zzp of freelance huur je tijdelijk in en is dus niet in loondienst. Virtual assistant tarieven lopen uiteen van € 50 tot € 100 per uur. Waarom dat verschil? Dat hangt af van de vaardigheden van de betreffende persoon.

Als je iemand inhuurt die je voor verschillende specialistische werkzaamheden kunt inzetten, is dat het geld natuurlijk waard. Bedenk maar eens hoeveel tijd het je bespaart. Je hoeft nu niet meer zelf dingen uit te zoeken; je kunt gewoon de virtueel assistent inzetten die in no-time de juiste handelingen verricht. Een virtueel assistent inhuren betaalt zich op die manier heel snel weer terug.

Virtual assistant voordelen 

Twijfel je nog over virtueel assistent inhuren? Hieronder vind je de belangrijkste voordelen van een virtual assistant.

✅ Een virtual assistant inhuren geeft je meer vrijheid;
✅ Je kunt een virtual assistant opdrachten laten uitvoeren, zodat je meer tijd over hebt voor je core business;
✅ Een virtual assistant kan je helpen met ontzettend veel verschillende taken;
✅ Een virtueel assistent is flexibel inzetbaar.

Virtual assistant nadelen

Er zitten ook enkele nadelen aan het inzetten van een virtueel assistent:

❌ Virtual assistant tarieven kunnen flink verschillen, afhankelijk van de ervaring van degene die je inhuurt;
❌ Een virtual assistant inhuren betekent dat je deze persoon moet inwerken en het kost daarom eerst tijd en geld voordat het iets oplevert.

Meest gestelde vragen

Heb je nog vragen? Ik heb de meest gestelde vragen al voor je uitgelicht. Staat jouw vraag er niet tussen? Laat dan gerust een reactie achter.

1. Wat kan een virtual assistant doen?

De virtual assistant kan ondernemers op afstand helpen met het uitvoeren van taken. Dit kan bijvoorbeeld agendabeheer zijn, communicatiemanagement en/of klantcontact. De virtual assistant is er voor alle taken die je onderneming nodig heeft, maar die niet vallen onder de core business en de expertise die jij biedt. 

2. Wat kost een virtueel assistent?

Virtual assistant tarieven liggen gemiddeld tussen €45 en €65 per uur. Het tarief is afhankelijk van de specialisatie van de virtueel assistent, maar ook van de ervaring en het soort opdracht dat je uitzet. 

3. Heb ik een virtual assistant nodig?

Wanneer heb je een virtueel assitent nodig? Als jij het altijd te druk hebt, nauwelijks aan je core business toe komt en te veel tijd besteed aan zaken waar je geen plezier uit haalt. Aan een VA kan je de taken uitbesteden die je tegenhouden om te groeien in je bedrijf, dus het is echt een aanrader!